چاپ هزاران فرم در چند دقيقه‌

مثال 1:شركتي بزرگ و مجموعه اي از همكاران يا مشترياني داريد كه به مناسبت سال نوقصد داريد براي يكايك آنها هداياي تبليغاتي، نامه، كارت تبريك يا ديگربسته‌هاي پستي ارسال نماييد. همانطور كه مي‌دانيد در چنين حالتي بزرگترينو وقت‌گيرترين كار جمع آوري نام و مشخصات مشتريان و همكاران مربوطه و واردنمودن آنها روي پاكت‌ها و بسته‌هاي قابل ارسال است.اگر تعداد مشتريان شمابه هزار نفر برسد و بخواهيد هزار بار نام و مشخصات هر فرد را در يك فرموارد كنيد سپس اقدام به چاپ آن نماييد و مجددا تا هزار بار اين كار راتكرار نماييد به نظر شما حداقل زماني كه نياز داريد چه مدت است؟

آيا نمي‌توان اين كار را به روشي ساده تر و با سرعتي بيشتر انجام داد؟

مثال 2 :فرض كنيد يك توليد كننده هستيد و مي‌خواهيد به هر كدام از محصولات توليديخود باركد يا شماره منحصر به‌فردي را اختصاص دهيد و يا فرض كنيد دارايتعداد زيادي پرسنل هستيد و مي‌خواهيد روي كارت شناسايي هر يك از كارمندانخود شماره پرسنلي آنها را نيز چاپ نماييد. به نظر شما روشي براي چاپاطلاعات مختلف و اعداد متغير با در نظر گرفتن اين امكان كه اعداد واطلاعات مورد نظر توسط شما مشخص شده باشند وجود دارد؟

مثال 3 :شما آموزشگاه علمي ‌را مديريت مي‌كنيد و در پايان هر دوره آموزشي قصدداريد تعداد زيادي گواهينامه آموزشي را به نام دانش آموختگان خود به چاپبرسانيد. به نظر شما براي انجام اين كار بايد مشخصات هر فرد را تك به تكدر فرم‌هاي مربوطه وارد نمود و اقدام به چاپ آنها كرد؟

مطمئنا باخواندن مثال‌هاي فوق به اين نتيجه رسيده ايد كه براي انجام چنين اموريبهتر است كه به‌جاي اينگونه روش‌هاي وقت گير از روش جديدي استفاده شود.يكي از بهترين اين روش‌ها (VDP  (Variable Data Printing است.
VDP  بهمعناي چاپ اطلاعات متغير است. همانگونه كه متوجه شديد اگر در مثال‌هاي فوققصد داشتيم يك عبارت را بارها چاپ كنيم هيچ مشكلي وجود نداشت و به‌راحتيمي‌توانستيم تعداد چاپ مورد نياز خود را مشخص كرده و به انجام اين كاربپردازيم اما در صورتيكه بخواهيم اطلاعات متغيري را در يك فرم به چاپبرسانيم مي‌بايد از نرم‌افزاري استفاده كنيم كه بتواند اطلاعات مختلف رااز بانك‌هاي اطلاعاتي دريافت كرده و آنها را در محل مورد نظر از فرممربوطه جايگزين و چاپ نمايد.

با وجود چنين نرم‌افزاري به‌راحتيمي‌توانيد براي انجام امور ذكر شده در هر يك از مثال‌هاي فوق و مواردمشابه كارهاي خود را در كمتر از چند دقيقه به انجام برسانيد.

و امانرم‌افزار پيشنهادي اين هفته ما برنامه قدرتمند Printshop Mail يكي ازبهترين نرم‌افزارهاي مخصوص چاپ اطلاعات متغير روي فرم‌هاي مورد نظركاربران است.

اين نرم‌افزار به شما اين امكان را مي‌دهد تا با چندكليك ساده بتوانيد از بانك‌هاي اطلاعاتي مختلفي همچون  Excel , Access و... اطلاعات را دريافت كرده و پس از قراردادن آنها در طرح مورد نظر خود بهچاپ آنها بپردازيد.

برخي از مشخصات و امكانات اين نرم‌افزار عبارتند از:

امكانات عمومي‌

- قابل اجرا در هر دو سيستم عامل ويندوز و مكينتاش‌

- داراي محيط كاربري با روش كار كشيدن و رها كردن‌

 - داراي راهنماي قدرتمند در تمام بخش‌ها

امكانات طراحي‌

- پشتيباني از تمام نرم‌افزارهاي طراحي و فرمت‌هاي مختلف تصاوير

-  پشتيباني از قابليت  Transparency  در تصاوير

-  پشتيباني از تصاوير متغير در اكثر فرمت‌ها

-  ايجاد تغيير در مشخصات متن يا تصاوير

- ايجاد چرخش در تصاوير

- تعيين اندازه طبق اعداد مشخص، مناسب صفحه پيش نمايش، بزرگ و كوچك نمايي دلخواه و تغيير سايز موضوعات‌

امكانات بانك اطلاعاتي‌

-  پشتيباني از بانك‌هاي اطلاعاتي مختلف همچون  dBase , Fox Pro , Excel , Access , Paradox , Xml , Text , Csv , Sql و ...

- پشتيباني از توابع كتابخانه اي و بانك‌هاي اطلاعاتي شرطي‌

- پشتيباني از قابليت فيلتر بانك‌هاي اطلاعاتي‌

امكانات چاپ‌

- پيش نمايش زنده‌

-  بازبيني فرم‌ها قبل از چاپ‌

-  چاپ باركد

-  چاپ چند لايه با قابليت اولويت بندي (مناسب جهت فرم‌هاي پشت و رو)

-  چاپ اتيكت‌

-  چاپ چندين صفحه بصورت همزمان‌

-  داراي انتخاب ورودي كاغذ ( طبق مشخصات و امكانات چاپگر)

-  چاپ پشت و رو

-  جداسازي و بهينه سازي عمليات چاپ‌

-  پشتيباني از قابليت تعويض تصوير بصورت خودكار

حداقل سيستم مورد نياز

براياجراي اين نرم‌افزار روي سيستم عامل ويندوز به حداقل امكاناتي همچونپردازنده پنتيوم II  با قدرت پردازش 300 مگاهرتز، 128 مگابايت حافظه رم،80 مگابايت فضاي خالي‌هاردديسك، مانيتور با قابليت نمايش 800 - 600 پيكسل، ويندوز Xp , 0002 , 3002 Server  نياز است.

توجه:

هنگاماستفاده از اين برنامه دقت داشته باشيد كه دستگاه چاپگر شما از قابليت post script  پشتيباني نمايد. در صورتي كه اين قابليت روي چاپگر شما فعالنباشد پس از اجراي نرم‌افزار در بخش زيرين آن پيغام خطايي در اين موردمشاهده خواهيد كرد. در چنين حالتي امكان بروز خطا در عملكرد نرم‌افزار وبسته شدن ناگهاني آن وجود دارد.
براي جلوگيري از بروز اين مشكل بهترينراه حل استفاده از چاپگر‌هاي مجازي همچون Adobe PDF  است. براي استفاده ازاين روش مي‌توانيد نرم‌افزارAcrobat Distiller  كه همان نرم‌افزار ساخت PDF  از كمپاني  Adobe  است را روي سيستم خود نصب نماييد.

سپس باورود به بخش  Printers and Faxes  در ويندوز خود چاپگر  Adobe PDF  را بهچاپگر پيش فرض ويندوز تبديل كنيد و پس از آن اقدام به اجراي نرم‌افزارنماييد. در چنين حالتي خواهيد ديد كه بدليل پشتيباني اين چاپگر از قابليتPost Script  هيچ خطايي در نرم‌افزار مشاهده نمي‌شود و نيز براي چاپفرم‌هاي مورد نظر خود مي‌توانيد از همين چاپگر استفاده نماييد. به اينصورتكه با انتخاب اين چاپگر فايل خروجي از اطلاعات مورد نظر شما در فرمت  PDF ايجاد شده و پس از ذخيره‌‌‌سازي اين فايل مي‌توانيد با باز نمودن آن درنرم‌افزارAcrobat reader  و انتخاب گزينه چاپ در اين نرم‌افزار عمليات چاپفرم‌هاي ايجاد شده را آغاز كنيد.

با خواندن اين مطلب شايد فكر كنيداستفاده از اين نرم‌افزار كمي‌مشكل است اما فراموش نكنيد كه اين روشاستفاده از برنامه تنها در صورتي است كه چاپگر شما از قابليت PostScript   پشتيباني نكند و همچنين در صورت بروز چنين حالتي و استفاده ازاين روش باز هم در انجام مواردي همچون مثال‌هاي ذكر شده در ابتداي مقاله ،به ميزان بسيار زيادي در وقت و انرژي شما صرفه جويي مي‌شود.قيمت ايننرم‌افزار با توجه به نسخه‌هاي مختلف آن از 1000 تا 5000 دلار است كه باتوجه به عدم امكان خريد آنلاين در ايران و قيمت فوق العاده بالاي ايننرم‌افزار سايت  www.shopgame.ir  نسخه 5000 دلاري و نامحدود اين نرم‌افزار را به‌طور رايگان در اختيار شماقرار مي‌دهد. حجم اين نرم‌افزار حدود 60 مگابايت و از لينك  http://www.shopgame.ir/psm.zip قابل دانلود است.